Come scrivere email perfette

Uno degli argomenti che mi ha sempre appassionato è: come scrivere email perfette. Visto e considerato che la comunicazione email non è mai stata la mia strada preferita per comunicare con gli altri, e poiché non posso evitarlo, sto cercando di comporre i messaggi in un modo che ritengo più facile sia per me sia per il destinatario. Ecco i tre punti fondamentali su cui porre maggior attenzione per scrivere email perfette:

  • affrontare rapidamente ciò che viene comunicato
  • evitare incomprensioni
  • sii breve e conciso

Enfatizza il testo con il carattere grassetto / sottolineato

Sottolineando le parti appropriate di un messaggio, specialmente quando è lungo, aiuti i lettori a farsi rapidamente un’idea di cosa tratta l’e-mail e a individuare facilmente le cose importanti, anche se l’email viene riletta a distanza di tempo dall’arrivo. Ecco alcuni esempi:

Esempio #1
email non corretta
Ciao a tutti,

Ho notato che ci sono molti registri per blabla negli ultimi giorni e non penso che sia normale. Credo che il problema sia la versione aggiornata di blablabla. 

Ho aperto un problema che descrive il caso in Redmine (# 455) nella versione corrente. 

Sentiti libero di cambiare la sua priorità nel caso blabla. 

Grazie,
Pippo 
email corretta
Ciao a tutti,
Ho notato che ci sono molti registri per blabla negli ultimi giorni e non penso che sia normale. Credo che il problema sia la versione aggiornata di
blablabla.
Ho aperto un problema di Redmine (# 455) che descrive il caso nella versione corrente.
Sentiti libero di cambiare la sua priorità nel caso blabla.
Grazie,
Pippo

Utilizza date specifiche anziché scrivere ieri o domani

Il momento in cui invii un’email non è il momento in cui verrà letto dai suoi destinatari. Evitare di utilizzare avverbi temporali  o sostantivi come ierioggidomanidue ore fa, ma inserire, piuttosto, date specifiche ed orari per evitare fraintendimenti o richiedere ai destinatari tempo, per controllare impegni o altri messaggi di posta.

Esempio #2
email non corretta
Caro,
Ieri abbiamo rilasciato una correzione per il bug 455 sulla messa in scena e prevediamo di rilasciarlo lunedì prossimo se ci darete il via libera entro la fine di domani.
Grazie,
Pippo
email corretta
Caro,
Ieri , 25 giugno 2019, abbiamo rilasciato una correzione per il bug # 455 sulla messa in scena e prevediamo di rilasciarlo in produzione lunedì prossimo (1 luglio 2019) se ci dai il via libera entro domani (27 giugno 2019) fine giorno.
Grazie,
Pippo

Utilizzare collegamenti ai riferimenti

Utilizzare i collegamenti  quando si fa riferimento a qualcosa che alla fine richiederebbe al destinatario di cercare in un’altra piattaforma.

Questo ha due vantaggi:

  • Risparmia tempo
  • Elimina riferimenti ambigui
Esempio #3
email non corretta
Caro Phoebe,
Non ho capito il processo descritto sul problema relativo al bug di registrazione. Il commento di Irida non era neanche molto chiaro. Potete per favore aiutarmi?
Grazie,
Pippo
email corretta
Caro Phoebe,
Non ho capito il processo descritto sul problema relativo al bug di registrazione ( Redmine # 453 ). Anche questo commento di Irida non è stato molto chiaro. Potete per favore aiutarmi?
Grazie,
Pippo

Struttura dei messaggi lunghi

I messaggi lunghi in genere non sono molto efficaci col rischio che parte del messaggio potrebbe essere ignorato completamente.

Quando devi comporre un messaggio del genere, prova a categorizzare il testo in sezioni contestuali e poi a strutturarli utilizzando intestazioni e paragrafi che consentono ai lettori di navigare a colpo d’occhio.

Esempio #4
email non corretta
Cara squadra,
La scorsa settimana abbiamo riscontrato un problema con i log nell'ambiente di produzione. Sto parlando del numero 453 di Redmine. Abbiamo notato un enorme aumento dei messaggi di log blabla che porta a risposte ritardate perché blah blah blah. Ad un certo punto il server si è esaurito il disco e tutto è andato in pezzi bla bla bla. Gli amministratori hanno eseguito il backup dei registri e li hanno rimossi dal server in bla bla bla. Abbiamo iniziato a indagare su ciò che sta accadendo immediatamente e dopo due giorni siamo riusciti a riprodurre l'errore anche nell'ambiente di gestione temporanea. Il problema era l'uso di una libreria esterna che aveva un bug che bla bla bla. Abbiamo rimosso la libreria e il bug non era più riproducibile nell'ambiente di gestione temporanea. La biblioteca dei buggy era bla bla bla. Abbiamo rilasciato la correzione ieri e tutto sembra tornare alla normalità.
Grazie per il tuo tempo,
Pippo
email corretta
Cara squadra,
introduzione
La scorsa settimana abbiamo riscontrato un problema con i log nell'ambiente di produzione. Abbiamo notato un enorme aumento del blabla dei messaggi di registro.
conseguenze
L'aumento ha portato a risposte ritardate perché blah blah blah. Ad un certo punto il server si è esaurito il disco e tutto è andato in pezzi bla bla bla.
Causa del problema
Abbiamo iniziato a indagare su ciò che sta accadendo immediatamente e dopo due giorni siamo riusciti a riprodurre l'errore anche nell'ambiente di gestione temporanea.
Il problema era l'uso di una libreria esterna che aveva un bug che bla bla bla. La biblioteca dei buggy era bla bla bla.
Azioni prese
1. Gli amministratori hanno eseguito il backup dei registri e li hanno rimossi dal server in blah blah blah.
2. Abbiamo rimosso la libreria e il bug non era più riproducibile nell'ambiente di gestione temporanea.
3. Abbiamo rilasciato la correzione ieri, 26 giugno 2019.
4. Abbiamo anche aggiunto alcuni script che ci avviseranno in tempo se tali condizioni iniziano a emergere.
Stato attuale
Il server è attivo e funzionante, tutto sembra tornare alla normalità.
Ulteriori informazioni
Problema di Redmine # 453 correlato
Libreria esterna - Segnalazione di bug ufficiale 
Grazie per il tuo tempo,
Pippo

Sii specifico su ciò che chiedi e a chi

Ho visto molte molte molte e-mail per le quali:

  • il mittente voleva qualcosa da qualcuno
  • i destinatari
    • non pensavano fosse diretto a loro
    • capiscono qualcos’altro rispetto a ciò che il mittente ha chiesto

Cerca di essere molto specifico e fornire dettagli  (per quanto possibile) su ciò di cui hai bisogno e quando c’è più di un destinatario a cui riferirsi esplicitamente, usa per ciascuno la @..., come nell’esempio sottostante.

Esempio #5
email non corretta
Carissimi,
Ho inviato un commit che probabilmente corregge il bug con la registrazione in staging. Domani non sarò qui, quindi puoi rivederlo e rilasciarlo se va bene?
Ciao.
email corretta
Hey,
Ho inviato un commit che probabilmente corregge il bug (Redmine # 453) con la registrazione in staging.
Dal momento che non sarò qui domani, 27 giugno , puoi per favore:
@captain:  rivedere il commit 
@qa:  eseguire la suite per convalidare la correzione
@devs: procedere con la versione di produzione il 28 giugno, dato il via libera dal team QA?  
Ci dispiace per l'inconveniente,
Lazzaro
Grazie,
Pippo 

Fonti: https://iridakos.com/programming/2019/06/26/composing-better-emails, https://11marketing.it

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Antonio Lamorgese

Amministratore di rete, programmatore ed esperto di pratiche SEO. Dopo anni di esperienza nel settore, ho ideato un generatore di codice PHP Scopri di più su https://www.phpcodewizard.it.